klauzula-informacyjna

Klauzula informacyjna

 

KLAUZULA INFORMACYJNA

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), pragniemy Państwa poinformować o następujących zasadach przetwarzania danych osobowych:



Administrator Danych osobowych (ADO)

TREPKO S.A. ul. Roosevelta 116, 62-200 Gniezno
tel.+48 61 426 50 41, faks: +48 61 426 50 68
e-mail: trepko@trepko.pl

lnspektor ochrony danych osobowych (lOD)

Cezary Sadowski, adres e-mail: iod@rodo.pl

ADO przetwarza Państwa dane w celu:

1. Rekrutacji pracowników

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, art. 22 (1) Kodeksu pracy, oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO (dane wrażliwe). Podanie tych danych jest wymogiem ustawowym i niezbędnym do realizacji celu rekrutacji. Jesteście Państwo zobowiązani do ich podania, a konsekwencją nie podania będzie brak możliwości wzięcia udziału w rekrutacji. Pozostałe dane osobowe nie wymagane przepisami prawa (np. zainteresowania ) przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, czyli na podstawie Państwa dobrowolnej zgody i ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.

Okres przechowywania danych osobowych: Państwa dane osobowe przetwarzamy do momentu zakończenia procesu rekrutacyjnego, a gdy wyrazili Państwo zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, nie dłużej niż przez okres 12 miesięcy od daty nadesłania dokumentów aplikacyjnych.


2. Zatrudniania pracowników


Podstawa prawna: art. 6 ust, 1 lit. b) RODO, Art. 22(1) Kodeksu pracy oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO ( dane wrażliwe ) - przetwarzanie niezbędne jest do wykonania umowy, art. 6 ust.1. lit. c) RODO - przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, oraz art. 6 ust, 1lit. a) RODO- w zakresie danych osobowych nie wymaganych przepisami prawa - podstawą prawną przetwarzania jest Pani/Pana zgoda.


Okres przechowywania danych osobowych: w zależności od reaIizacji celu, dla którego przetwarzane są dane osobowe, okres ich przechowywania wynosi: 50 lat lub 10 lat, dla umów zawartych po 01.01.2019 roku (w zależności od daty zatrudnienia) od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla umów zawartych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1stycznia 2019 r. pracodawca może złożyć do ZUS-u specjalny raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 Ust. 6a Ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W tym przypadku okres może zostać skrócony do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.


3. Współpracy z firmami zewnętrznymi, z którymi ADO ma podpisaną umowę na świadczenie usług

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - przetwarzanie niezbędne jest do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy. Podanie danych jest konieczne w celu współpracy.

Okres przechowywania danych osobowych: przez okres niezbędny do realizacji zawartych umów i zasad w nich określonych, minimum 5 lat od końca roku, w którym wystawiono ostatnią fakturę / dowód księgowy.

4. Sprzedaży usług

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust.1 lit b) RODO- przetwarzanie niezbędne jest do realizacji łączącej Panią/Pana umowy, art. 6 ust.1 lit c) RODO w celu prowadzenia dokumentacji księgowo - podatkowej oraz art. 6 ust. 1lit. f) RODO do realizacji celu związanego z ewentualnym ustaleniem, dochodzeniem roszczeń lub obroną przed roszczeniami.

Okres przechowywania danych osobowych: Państwa dane będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy. Maksymalnie 6 lat od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono ostatnią fakturę.

5. Przyszłego dochodzenia roszczeń

Podstawa prawna przetwarzania: art.6 ust. 1 lit. f) RODO .

Okres przechowywania danych osobowych: przez okres przedawnienia roszczeń w ramach odpowiedniego rodzaju umowy: umowa o dzieło, zlecenia - 2 lata, umowa o współpracy - 3 lata.

6. Prowadzenie działań marketingowych związanych z prowadzoną działalnością

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz art. 6 ust.1 lit. f) RODO. Podanie danych jest dobrowolne.

Okres przechowywania danych osobowych: Do momentu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu przez podmiot danych.

7. Udzielanie odpowiedzi na pytania przesłane za pomocą poczty elektronicznej

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - uzasadniony interes ADO. Podanie danych jest dobrowolne.

Okres przechowywania danych osobowych: do momentu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie, maksymalnie 12 miesięcy.

8. Ochrony osób i mienia przebywających na terenie ADO

Źródło pochodzenia danych: dane pochodzące z monitoringu.

Podstawa prawna przetwarzania: art.6 ust, 1 lit. f) RODO.

Okres przechowywania danych osobowych: od momentu nagrania przez okres maksymalnie 3 miesięcy. W przypadku pojawienia się innego celu niż wymieniony powyżej obowiązek informacyjny, zostanie Państwu przekazany bezpośrednio w formularzu lub podczas pierwszej czynności skierowanej do Państwa.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

• Jeżeli podstawą prawną jest art.6 ust. 1lit a) lub b) RODO:
- prawo dostępu do treści danych
- prawo do sprostowania danych
- prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych
- prawo do przenoszenia danych

• Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO:
- prawo dostępu do treści danych
- prawo do sprostowania danych
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych

• Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit e) lub f) RODO:
- prawo dostępu do treści danych
- prawo do sprostowania danych
- prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych

Prawo do cofnięcia zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody (art. 6 Ust. 1 lit. a) RODO) dane będziemy przetwarzać do momentu jej wycofania. Zgodę można wycofać w każdej chwili przesyłając wiadomość e-mail na adres wskazany powyżej lub osobiście w siedzibie Administratora. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeśli dopatrzą się Państwo naruszeń ze strony ADO co do bezpieczeństwa przetwarzania tych danych, istnieje możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualny adres organu nadzorczego to:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa.
Bezpieczeństwo danych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z postanowieniami RODO, na piśmie lub w formie elektronicznej, w ceIach podanych powyżej oraz przy wykorzystaniu odpowiednich metod służących zagwarantowaniu bezpieczeństwa i poufności danych osobowych, zgodnie z art. 32 RODO. Współpraca pomiędzy naszą firmą, a podmiotami biznesowymi jest regulowana przez odpowiednie przepisy prawa.

Odbiorcy danych

W związku z przetwarzaniem danych, Państwa dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców, takim jak:

• Właściwym podmiotom administracji publicznej i samorządowej w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
• Firmom świadczącym usługi na rzecz ADO, a w szczególności w zakresie: ochrony danych osobowych, podmiotom wykonującym usługi audytu, obsługi informatycznej, oprogramowania komputerowego, finansowe, ubezpieczenia, serwisu urządzeń, korespondencyjne.
• lnnym podmiotom, które na podstawie stosownych umów przetwarzają dane osobowe dla Administratora.
Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Państwa dane nie są przetwarzane poza obszarem EOG.



 

INFORMATION CLAUSE

In connection with the implementation of the requirements of the Regulation of the European Parliament and of the Council (EU) 2016/679 of 27 April 2016 (GDPR), we would like to inform you of the following rules for the processing of personal data:



Personal Data Controller (PDC)

TREPKO S.A. ul. Roosevelta 116, 62-200 Gniezno
tel.+48 61 426 50 41, fax: +48 61 426 50 68
e-mail: trepko@trepko.pl

Data Protection Officer (DPO): Cezary Sadowski, e-mail address: iod@rodo.pl

PDC processes your data for the following reasons:

1. Recruiting employees

Legal basis: Art. 6 para. 1 letter b) of the GDPR, Art. 22(1) of the Labour Code, and Art. 9 para. 2 letter b) of the GDPR (sensitive data). Providing this data is a statutory and necessary requirement to achieve the purpose of recruitment. You are required to provide the data, and the consequence of not submitting it will be the inability to participate in recruitment. We process other personal data (e.g. interests) under Art. 6 para. 1 letter a) of the GDPR, i.e. based on your voluntary consent, and providing it does not affect the possibility of participating in recruitment.

Period of personal data storage: We process your personal data until the end of the recruitment process, and when you have agreed to participate in future recruitment, for a period of up to 12 months from the date of sending the application documents.


2. Hiring employees


Legal basis: Art. 6 para. 1 letter b) of the GDPR, Art. 22(1) of the Labour Code, and Art. 9 para. 2 letter b) of the GDPR (sensitive data) - processing is necessary for the performance of the contract, Art. 6 para. 1 letter c) of the GDPR - processing is necessary to fulfil a legal obligation, Art. 6 para. 1 letter f) of the GDPR - the legal basis for processing is the legitimate interest of the Controller, and Art. para. 1 letter a) of the GDPR - in the scope of personal data not required by law - your consent is the legal basis for processing.


Period of personal data storage: depending on the implementation of the purpose for which personal data is processed, the storage period is: 50 years or 10 years, for contracts concluded after 01-01-2019 (depending on the date of employment) from the end of the year in which the employment relationship ceased. For contracts concluded after 31 December 1998 and before 1 January 2019, the employer may submit to the Social Insurance Institution (ZUS) a special information report referred to in Article 4 (6a) of the Act of 13 October 1998 on the social security system. In this case, the period may be reduced to 10 years from the end of the calendar year in which the information report was submitted.


3. Cooperation with external companies with which PDC has signed a contract for the provision of services.

Legal basis for processing: art. 6 para. 1 letter b) of the GDPR - processing is necessary to perform the contract or take steps prior to concluding the contract. Providing data is necessary for the purpose of cooperation.

Period of storage of personal data: for the period necessary to implement the concluded contracts and the principles set out therein, a minimum of 5 years from the end of the year in which the last invoice / accounting document was issued.

4. Sales of services

Legal basis for processing: Art. 6 para. 1 letter b) GDPR - processing is necessary for the implementation of the contract that binds you, Art. 6 para. 1 letter c) GDPR in order to keep accounting and tax documentation, and Art. 6 para. 1 letter f) GDPR in order to achieve the purpose related to the possible establishment, pursuit of claims or defence against claims.

Period of storage of personal data: Your data will be stored for the duration of the contract. A maximum of 6 years from the end of the accounting year in which the last invoice was issued.

5. Future redress

Legal basis for processing: Art. 6 para. 1 letter f) of the GDPR.

Period of storage of personal data: for the period of limitation of claims under the relevant type of contract: contract for specific work, orders - 2 years, cooperation contract - 3 years.

6. Conducting marketing activities related to the business

Legal basis for processing: Art. 6 para. 1 letter a) of the GDPR and Art. 6 para. 1 letter f) of the GDPR. Providing data is voluntary. Period of storage of personal data: until the withdrawal of consent or objection by the data subject.

7. Answering queries sent by e-mail

Legal basis for processing: Art. 6 para. 1 letter f) GDPR - legitimate interest of the PDC. Providing data is voluntary. Period of storage of personal data: up to the moment of responding to the query, maximum 12 months.

8. Protection of persons and property on the PDC premises

Source of data: Data from monitoring.

Legal basis for processing: Art. 6 para. 1 letter f) of the GDPR.

Period of storage of personal data: from the moment of recording for a maximum period of 3 months.

If there is a purpose other than the above-mentioned information obligation, it will be communicated to you directly in the form or during the first activity addressed to you.

Rights related to the processing of personal data

• If the legal basis is Art. 6 para. 1 letter a) or b) of the GDPR:
- the right to request access to your personal data
- right to rectification
- right to request for the data to be deleted (the right to be forgotten)
- right to restrict data processing
- right to transfer data

• If the legal basis is Art. 6 para. 1 letter c) of the GDPR:
- the right to request access to your personal data
- right to rectification
- right to restrict data processing

• If the legal basis is Art. 6 para. 1 letter e) or f) of the GDPR:
- the right to request access to your personal data
- right to rectification
- right to request for the data to be deleted (the right to be forgotten)
- right to restrict data processing
- right to object to data processing

The right to withdraw consent

If the processing is based on your consent (Art. 6 para. 1 letter a) of the GDPR), we will process the data until it is withdrawn. The consent may be withdrawn at any time by sending an e-mail to the address indicated above or in person at the Controller's office.  The withdrawal of the consent does not affect the lawfulness of the processing that was made on the basis of such consent before its withdrawal.  

Right to lodge a complaint with a supervisory authority

If you find any breaches on the part of PDC as to the security of processing this data, you can file a complaint to the supervisory body dealing with personal data protection, i.e. to the President of the Office for Personal Data Protection. The current address of the supervisory body is the following:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa.

Data safety

Your personal data will be processed, in accordance with the provisions of the GDPR, in writing or in electronic form, for the purposes set out above, and using appropriate methods to guarantee the security and confidentiality of personal data in accordance with Art. 32 of the GDPR. Cooperation between our company and business entities is governed by the relevant law.

Data recipients

In connection with data processing, your personal data may be shared with other recipients or categories of recipients, such as:

• Relevant entities of public and local administration within the scope and purpose that results from the provisions of generally applicable law.
• Companies providing services to PDC, in particular in the field of personal data protection, entities providing audit services, IT services, computer software, financial, insurance, equipment service, and correspondence.
• Other entities that process personal data for the Controller based on relevant contracts.
Your data will be not be processed in an automated way, including in the form of profiling. Your data is not processed outside the EEA.