Ochrona danych

A. Klauzula ogólna

Klauzula ogólna powinna być umieszczona w łatwo dostępnej i widocznej lokalizacji w
siedzibie Administratora oraz, jeśli to możliwe, na jego stronie internetowej w zakładce RODO.

Administrator danych osobowych:

TREPKO S.A. z siedzibą w Gnieźnie (62-200) przy ul. Roosevelta 116. Skontaktować się z
nami można za pomocą telefonu: +48 61 426 50 41, poczty e-mail: trepko@trepko.pl
W sprawach związanych z ochroną danych prosimy o kontakt z naszym Inspektorem Ochrony
Danych, Panem Krzysztofem Dziemianem pod adresem e-mail: trepko@rodo.tech

Cel, podstawa prawna i okres przetwarzania:

● Kontakt i zapewnienie prawidłowej realizacji umowy – Przetwarzanie niezbędne jest
do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit.
b) RODO) – od momentu nawiązania kontaktu oraz przez okres obowiązywania
umowy.
● Ewentualne ustalenie, dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami –
Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora
(art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) – Upływ okresu przedawnienia roszczeń tj. 6 lat od końca
roku obrachunkowego, w którym wystawiono ostatnią fakturę (B2C) bądź 3 lata od
końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono ostatnią fakturę (B2B).
● Umożliwienie przesyłania dokumentów w formie elektronicznej – faktura – Podstawą
prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a oraz c ) RODO – Przez okres
realizacji usługi , jednak nie później niż do czasu wycofania uprzednio wyrażonej
zgody.
● Przeprowadzenie obecnego postępowania rekrutacyjnego:
○ Przetwarzanie niezbędne jest do wykonania umowy lub podjęcia działań
przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
○ Przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust.
1 lit. c) RODO).
○ Podstawą prawną przetwarzania jest dobrowolnie wyrażona zgoda (art. 6 ust.
1 lit. a) RODO i art. 9 ust. 2 lit. a) RODO).
○ do momentu zakończenia rekrutacji.
● Przeprowadzenie obecnego postępowania rekrutacyjnego osób małoletnich:
○ Przetwarzanie niezbędne jest do przeprowadzenia postępowania
rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
● Przeprowadzenie przyszłego postępowania rekrutacyjnego – Podstawą prawną
przetwarzania jest dobrowolnie wyrażona zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO i art. 9 ust.
2 lit. a) RODO) – Przez okres maksymalnie 12 miesięcy, jednak nie później niż do
czasu wycofania uprzednio wyrażonej zgody.
● Realizacja stosunku pracy łączącego Panią/Pana z Administratorem – Przetwarzanie
niezbędne jest do wykonania umowy zgodnie z wymogami prawnymi (art. 6 ust. 1 lit.
b i c) RODO). Natomiast w zakresie danych osobowych nie wymaganych przepisami
prawa – podstawą prawną przetwarzania jest dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a)
RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO) – Przez okres trwania umowy o pracę.
● Prowadzenie dokumentacji księgowo – podatkowej – Przetwarzanie niezbędne jest
do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) – 5 lat od końca roku
obrachunkowego, w którym wystawiono ostatnią fakturę.
● Nadzorowanie ruchu osobowego na terenie zakładu – monitoring wizyjny i przepustki
osobowe – Przetwarzanie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu
Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) – Od momentu nagrania maksymalnie 3
miesiące. (W przypadku gdy nagrania mogą posłużyć w celu ewentualnego ustalenia
i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, dane mogą być
przetwarzane przez okres ustalony odrębnymi przepisami lub do momentu
zakończenia sprawy).
● Realizacja Pracowniczego Planu Kapitałowego – Przetwarzanie na podstawie
obowiązujących przepisów prawa zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą
z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych – Dane
osobowe będą przechowywane przez okres trwania stosunku pracy oraz okresy
prawem określone, w szczególności: 10 lat (art. 125a ust. 4a ustawy o emeryturach i
rentach z FUS oraz art. 94 ust. 9b kodeksu pracy), 50 lat zgodnie z art. 125a ust. 4
ustawy o emeryturach i rentach FUS. Pisemna deklaracja o wystąpieniu z PPK
będzie przechowywana przez 4 lata.
● Udzielanie odpowiedzi na pytania przesłane za pomocą poczty elektronicznej – Art. 6
ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes ADO – do momentu udzielenia odpowiedzi
na przesłane zapytanie, maksymalnie 12 miesięcy.
Jeśli pojawi się inny cel niż wymieniony powyżej, przekażemy Państwu odpowiednie
informacje bezpośrednio w formularzu lub przy pierwszej czynności skierowanej do
Państwa.

Odbiorcy danych

Dane mogą zostać:
● powierzone partnerom technologicznym, czyli podmiotom świadczącym usługi takie
jak hosting, wysyłka e-maili oraz świadczącym usługi statystyczne, obsługę portali
społecznościowych oraz usługi rozwoju i utrzymania oprogramowania;
● udostępnione organom prawa i administracji publicznej w przypadkach prawnie
uzasadnionych.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

● Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a) lub b) RODO: prawo dostępu do treści
danych , prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych (prawo do
bycia zapomnianym), prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do
przenoszenia danych
● Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO: prawo dostępu do treści
danych, prawo do sprostowania danych, prawo do ograniczenia przetwarzania
danych
● Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit e) lub f) RODO: prawo dostępu do treści
danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych (prawo do bycia
zapomnianym), prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do sprzeciwu
wobec przetwarzania danych
● Prawo do cofnięcia zgody: Jeżeli przetwarzanie odbywa się, na podstawie Państwa
zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO) dane będziemy przetwarzać do momentu jej
wycofania. Zgodę można wycofać w każdej chwili, przesyłając wiadomość e-mail na
adres wskazany powyżej lub osobiście w siedzibie Administratora. Cofnięcie zgody
nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na
podstawie zgody przed jej cofnięciem. Po wycofaniu zgody informacje dotyczące
wyrażenia i wycofania zgody przetwarzane będą w celu ochrony przed roszczeniami
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przez okres 3 lat.
● Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: W przypadku stwierdzenia
naruszeń ze strony Administratora, co do bezpieczeństwa przetwarzania tych
danych, istnieje możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego
się ochroną danych osobowych.